Informasjon om Adolf Øiens Fond sin behandling av personopplysninger.

Vi i Adolf Øiens Fond er opptatt av ditt personvern. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan, hvorfor og når Adolf Øiens Fond behandler dine personopplysninger.

Formål med behandlingen

Adolf Øiens Fond behandler primært dine personopplysninger for å kunne behandle din søknad i forbindelse med tildeling av stipender og utdelinger etter anmodning fra deg, jf. GDPR (EUs personvernforordning 2016/679) artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Dette betyr at dine personopplysninger nødvendigvis vil bli behandlet for å administrere og forvalte forholdet du har med Adolf Øiens Fond, samt kommunisere med deg i forbindelse med din søknad om tildeling av stipender og utdelinger.

Adolf Øiens Fond behandler også dine personopplysninger når du besøker vår nettside for å kunne forbedre vår servicetjeneste, ivareta vår datasikkerhet, samt for å foreta statistikk. Behandlingsgrunnlaget for hvert av disse formålene er GDPR artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til ditt personvern, som er beskyttet gjennom en rekke sikkerhetstiltak, ref. punkt 5.

Hvordan vi samler inn informasjon

For det formålet å behandle din søknad om tildeling av stipender og utdelinger på din anmodning, innhenter vi personopplysninger når du bruker kontaktskjemaet i forbindelse med søknaden, utfyller søknadsskjemaet eller på annen måte ta kontakt med oss på e-post, telefon eller fysisk besøk i forbindelse med søknaden.

For de formålene å forbedre vår servicetjeneste, ivareta vår datasikkerhet og foreta statistikk på vår nettside, innhenter vi personopplysninger via bruk av førsteparts informasjonskapsler og loggføring av din IP adresse.

Vi innhenter også personopplysninger via bruk av tredjeparts informasjonskapsler på sosiale medier og åpne kilder.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du besøker vår nettside. Dette gjør at nettsiden kan huske handlingene eller preferansene dine over tid, samt huske din innlogging. Du kan lære mer om informasjonskapsler her: cookiesandyou.com

Vi legger informasjonskapsler på nettsiden vår (såkalt «førsteparts cookies»). Vi bruker:

  • nødvendige informasjonskapsler, som er vesentlige for funksjonaliteten i nettsiden vår, altså lagring av brukerdata for autentiserings- og autorisasjonsformål;
  • funksjonelle informasjonskapsler, som hjelper å gjenkjenne deg når du vender tilbake til nettsiden vår og huske preferansene dine, f.eks. dine språkinnstillinger;
  • analytiske informasjonskapsler, som hjelper å telle antall besøkende og hvordan nettsiden vår brukes.

Vi bruker også markedsføringsinformasjonskapsler som registrerer din adferd på nettsiden vår og benyttes til å sende deg skreddersydde reklamer når du besøker andre nettsider (såkalt «tredjeparts cookies»).

Du kan selv bestemme om en nettside skal kunne lagre slike informasjonskapsler i din nettleser ved å endre innstillingene her cookiesandyou.com.

Følgende informasjonskapsler blir brukt på våre nettsider:

Google Analytics
Benyttes for å analysere hvordan besøkende benytter nettsiden. Informasjonskapslene er anonymiserte og kan ikke knyttes direkte til en bestemt person.

Google Analytics benytter blant annet følgende informasjonskapsler: _ga, _gid, _gat, m.f. Du kan lese mer om disse og hvilken funksjon de har på Google Analytics sine nettsider: developers.google.com.

Wordfence
Benyttes for å analysere trafikk på nettsiden, og å avgjøre om denne er sikker eller ondsinnet.
Wordfence benytter blant annet følgende informasjonskapsler: wordfence_verifiedHuman, wfvt_[ID].

Google Web Fonts
Benyttes for å vise enkelte skrifttyper. Google samler inn brukerstatistikk og andre typer data spesifisert i deres personvernerklæring. Du kan lese mer på https://policies.google.com/privacy.

YouTube
Benyttes for å vise videoer på nettsiden. YouTube benytter egne informasjonskapsler og samler inn brukerstatistikk. Du kan lese mer på policies.google.com/privacy.

Akismet
Akismet er en tjeneste som benyttes for å forhindre at spam blir levert til våre e-postservere eller blir lagt igjen i form av kommentarer på våre nettsider. Akismet samler inn forskjellig informasjon som er spesifisert i deres egen personvernerklæring. Du kan lese mer på automattic.com/privacy.

Loggføring av IP-adresser

IP-adresser blir samlet inn både i forbindelse statistikk formål og for å ivareta vår datasikkerhet, finne feilkilder og for tilgangskontroll. Slik informasjon kan også brukes til å sammenligne IP-adresser og aktivitet på nettsidene våre.

IP-adresser vil være lagret i vårt system til de blir manuelt slettet noe som gjør det mulig å opprettholde god funksjonalitet og datasikkerhet. IP-adresser som har blitt blokkert, f.eks. som følge av sikkerhetsbrudd, vil bli lagret i reglene for brannmuren så lenge det er nødvendig for å forhindre videre sikkerhetsbrudd. Ip-adressene lagres i sin helhet. Ved oppslag på IP-adressene kan man finne ut hvilket nettverk IP-adressen tilhører.

Hva slags personopplysninger behandles, hvordan og hvor lenge lagres de

Kontaktskjema: navn, e-postadresse, telefonnummer

Søknadsskjema: navn, adresse, e-post, telefonnummer, selskapsnavn/organisasjonnummer, IP-adresse og informasjon man selv velger å oppgi i forbindelse med søknaden.

All data som du legger igjen i søknadsskjemaet, samt informasjon i vedleggene til søknaden, vil bli behandlet konfidensielt.

Andre data: IP-adresse.

Vi behandler i utgangspunktet ingen sensitive personopplysninger om deg.

Når du benytter kontaktskjemaet eller søknadsskjemaet på våre nettsider vil informasjonen bli lagret avidentifisert og elektronisk med tilgangskontroll i en database, der hvor kun de som absolutt trenger tilgang til slike opplysninger er gitt tilgang. Informasjon som Adolf Øiens Fond ikke lenger trenger for å oppnå de formålene som nevnt i punkt 1 ovenfor, vil bli slettet så fort som mulig, og senest innen ett år etter mottakelse av din søknad. I noen tilfeller vil vi kunne bevare dine opplysninger i forbindelse med krav til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon eller andre etterspill forbundet med vårt forhold med deg.

Du kan når som helst be oss om å slette opplysninger knyttet til deg, med mindre det er lovpålagt å oppbevare opplysningene en viss tid (f.eks. rettskrav, regnskapslov mv.) eller vi trenger å behandle slike opplysninger for å oppfylle den avtalen vi har med deg i forbindelse med behandling av din søknad om tildeling av stipender og utdelinger.

Utlevering av persondata til tredjepart

Vi utleverer eller overfører ikke personopplysningene dine videre til andre, med mindre det foreligger et lovlig grunnlag eller pålegg for slik utlevering. Enkelte databehandlere, ev. underleverandører, har tilgang til opplysningene dine, men benytter ikke denne informasjonen til annet formål enn nærmere avtalt med oss eller for å bistå Adolf Øiens Fond med innhenting av dine opplysninger, ref. punkt 2.1. om informasjonskapsler.

Adolf Øiens Fond benytter følgende databehandlere som behandler dine personopplysninger på vår vegne:

Creatur Media AS

De drifter nettsiden og har tilgang til alle personopplysninger og data som samles inn gjennom tidligere nevnte kilder.

Smidesang & Lyng AS

De administrerer innhold og rådgir kunden. De har full tilgang til anonymisert brukerdata. De vil i enkelte tilfeller, og kun der dette er nødvendig for å oppnå de ovennevnte formålene, kunne ha tilgang til personopplysninger som blir samlet inn gjennom vårt søknadsskjema.

Vi kan også ved særskilt behov dele disse opplysningene med våre rådgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre. Vi vil i slike tilfeller påse at alle opplysninger blir behandlet fullt ut i samsvar med formålene og at våre databehandlere/underleverandører påtar seg ansvar for å ivareta informasjonssikkerhet i samsvar med de krav og regler som til enhver tid gjelder.

Sikkerhet

Vi har etablert rutiner og tiltak på ulike nivåer for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende lovverk. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler. For eksempel er all elektronisk kommunikasjon som du har med oss kryptert.

Dine rettigheter

Du skal alltid informeres om behandlingen av personopplysninger som vedrører deg. Dette skrivet skal derfor være tilgjengelig for deg på vår nettside, og det skal vises til dette med innlagt lenke på de sider der du kan registrere opplysninger om deg selv eller legger inn søknad. For deg som er i kontakt med oss på annen måte, skal det gjøres oppmerksom at denne informasjonen er tilgjengelig når opplysningene samles inn fra deg direkte.

Som registrerte har du rett til:

  • å få innsyn i de personopplysningene som vi behandler om deg,
  • å kreve at feilaktige, unødvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller fjernes,
  • å protestere mot behandlingen fra direkte markedsføring, samt vite om eventuell profilering,
  • å trekke tilbake eventuelle samtykker til å behandle de personopplysningene som du har gitt oss,
  • å motta de personopplysningene om deg selv som du har gitt oss og overføre dem til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet),
  • å kontakte oss hvis du har innspill eller spørsmål knyttet til vår behandling av personopplysninger,
  • å klage til Datatilsynet direkte dersom du anser at behandlingen av dine personopplysninger er i strid med gjeldende lovverk.

Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål eller krav forbundet med vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte oss via:
Adolf Øiens Fond
c/o SpareBank 1 Regnskapshuset SMN AS
Att. Karoline Skotaam
Søndre gate 4
7011 Trondheim

E-post: kontakt@oienfond.no
Telefon: 994 18 421